プロジェクトを計画通りに進める方法

「何をやるにしても、なかなか計画通りにいかないんだ。」

そういう悩みをよく聞きます。まあ、本当のことを言えば、計画はあくまでも計画であって、うまく行くことのほうが少ないですけどね。たとえば、売上計画や販売計画などはやってみなければわからないというのが現実です。

もっとも、多くの人が悩んでいるのは、もっとカンタンなことなのに、計画通りに行かないということでしょう。

延長保証が計画通りに獲得できない

私がいた会社では、延長保証の獲得件数がなかなか計画通りに進みませんでした。延長保証とは、メーカーの保証期間以上に保証するもので、その間に発生した修理費用を販売店が負担するものです。

その延長保証ですが、獲得する店は対象商品に対して80%を越えるのに対し、取れない店は10%程度といった具合に、極端な差がありました。

これを店長の資質といってしまうのはカンタンです。でも、それだと解決策は「店長を代える」か、「教育」しかありません。しかし、店長候補がそう何人もいるわけではありませんし、教育はとにかくコストと時間がかかります。

実はこの問題の解決方法はカンタンなのです。

というのは、どんな店でも絶対に一つ、計画通りに進んだ巨大なプロジェクトがあります。そのプロジェクトが計画通りにできた理由を考えれば解決策は得られます。

さて、ここであなたに質問です。どんな店でも絶対に計画通りにできた巨大なプロジェクトとは何でしょうか？

計画通りにできた巨大なプロジェクトとは？

お店に関わる人であれば答えはカンタンですね。

「開店」です。

あなたのお店は予定通りに開店できましたか？

こう聞くと気を悪くする人が１００％でしょう。

「当たり前だ！」

そうです。当たり前なのです。私が知る限り、計画通りに開店できなかった店はただの一つもないのです。

開店というのは私たちが思う以上に巨大なプロジェクトです。まず、自分の店だけではできません。物件を探すには不動産屋の力が必要ですし、見つけても開店して儲かるのかどうか調査が必要です。開店を決定したら、デザイン、設計、施工で外部の業者が必要ですし、仕入先の協力も必要です。いろいろな備品の手配も必要です。

店舗の規模、内容によっては地域への根回しも必要でしょう。行政への面倒な手続きが必要なこともあります。開店するには社内の多くのリソースを投入する必要があります。銀行へ融資をお願いすることもあるかもしれません。

店を開店するというのは、たくさんの人の協力が必要なビッグプロジェクトなのです。仕事の割り振りや、スケジュールの調整など、どれか一つでも失敗すると店が開店できないと言う異常事態に陥ってしまいます。そうです、開店できないのは異常なことなのです。

これほど大きなプロジェクトなのに、計画通りに開店できなかった店はないのです。どんな店も、あなたの店だって、これだけ大きなプロジェクトを成功させてきたから今があるのです。店を開店するほど大きなプロジェクトができるのに、それ以外のプロジェクトが計画通りにできないはずはないのです。

「開店」には、言われなければ気づかない、プロジェクトを計画通りに進めるノウハウが詰まっています。その方法とは？

ヒントはソフト会社から来た社長から

実は「プロジェクトを計画通りに進める方法」のヒントをくれたのは、私が前にいた会社の財務屋社長です。彼は、一部上場のソフト会社から再建のために送り込まれた人です。

ご存じのように、ソフトウェア開発ほど計画通りに進まないプロジェクトはありません。ソフト開発の実態は、家内制手工業と同じ世界です。職人の世界なのです。だから、個人によって生産性は全く違います。

この社長、いろいろな計画が、うまく進まないのを見てこう言いました。

「店は計画通りに開店できるのに、何で他のことはできないんだ！？」

言われてみればその通りです。いろんなことが計画通りに進まないのに、不思議なことに開店だけは計画通りにできるんですよね。

開店は、「公に宣言しているから」と言うのも大きな理由でしょう。多くの人を巻き込んでいるのですから、開店できないと信用問題になります。

ソフト開発のプロジェクトの場合、小売りをするのでなければ頭を下げる相手はクライアントだけで済みます。これも信用問題にはなりますが、バグだらけのものを納品する方がもっと問題ですから大抵許してくれます。

店を開く場合は、それと比較にならないくらいの多くの人と関わらなければならないのです。

したがって、プロジェクトを計画通りに進めるには、多くの外部の会社と運命共同体になるというのが一つの方法です。どこかの会社がミスしたら開店が遅れる。そんな事態になるのですから、誰もが真剣に、必死で取り組むでしょう。

とは言っても、ほとんどのプロジェクトはそんなにでかいわけではありません。私が例に挙げた延長保証の獲得件数を増やすという計画には、外部の人を巻き込むと言うことはできません。

開店プロジェクトが計画通りに進む理由

開店プロジェクトが必ず計画通りに進む理由、他にないのでしょうか？

実は４つあります。

・絶対に動かせない締め切りがある。
・プロジェクトの目的が単純明快。
・得られるメリットがはっきりしている。
・計画通りにできなかったら場合に起こる損害がはっきりしている。

店を開店する場合は、開店日は発表したら動かすことは不可能です。また、開店プロジェクトの目的は、文字通り、店を開店することですから単純明快です。開店するメリットは言うまでもありませんが、開店できなかった場合、お金を失い、面子もつぶれ、信用も失います。

商売に限らないのですが、絶対に失ってはいけないのが「信用」です。開店できなかったらその「信用」すら失うのですから最大の損害だと言えるでしょう。

プロジェクトを開始する前には、この4つを明らかにして、関係者に伝えればいいのです。たとえば以下のように、です。

「このプロジェクトは○○のために（目的）、×月×日までに完了しなければなりません（締め切り）。これに成功すれば○○になります（成功で得られるメリット）が、失敗すると××になってしまいます。（失敗した場合の損害）」

特に重要なのが、締め切りを設定することです。

プロジェクトが失敗する最大の理由は、締め切りがないことや、曖昧なことが原因です。

とは言っても、締め切りを設定するのが難しい場合もあります。しかし、締め切りがなければ人は動けないのです。

最終的な締め切りを設定するのが難しい場合は、確実に期間を予測できる仕事から初めて、小さな締め切りを作っていくことです。

もちろん、その小さな締め切りに対しても、目的、成功したときのメリット、失敗したときのデメリットを明確にしておきます。

あなたも開店のときのことを思い出して下さい。この方法、普通にやってましたよね？

あなたの店には、プロジェクトを計画通りに実施できるノウハウは既にあるのです。ただ、忘れているだけなのです。それを思い出せば、どんなプロジェクトだって実行できるはずです。