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ビジネス文書を書くちょっとしたコツ

メモ帳

あなたは文書を書くのは得意ですか?

おはようございます、店長養成講座の小宮秀一です。

店長ともなると文書を書く機会が多いです。

毎日の営業日報、何かあるたびに書かされる報告書、自分のアイデアを実現させるツールである企画書、予算を獲得するための稟議書、怒らせてしまった顧客への詫び状、クレームが起きたときの顛末書、トラブルが起きたときの始末書等々。

今日は、ビジネス文書を書くちょっとしたコツを紹介します。

まあ、中には定型文で済むものがあります。

詫び状や始末書なんかは穴埋め式の定型文で十分です。ビジネス文書の文例集みたいのを会社の経費で買っておいて常備しておきましょう。

しかし、企画書など、あなたのアイデアを伝えようとする文書はそうはいきません。何とか自分の言葉で書くしかありません、

あなたはビジネス文書を書く上で一番大事なことは何だと思いますか?

それは、最後まで読んでもらうことです。

ビジネス文書の目的は、あなたの考えを相手に伝えること、または、相手を説得することです。

しかし、どちらが目的にしても、最後まで読んでもらわないことには始まらないわけです。

では、文書を最後まで読んでもらうにはどうしたらいいのでしょうか?

2つ方法があります。

一つは先に結論を言うことです。ビジネス文書の書き方として新社会人が教えられる方法です。この方法を知っておけば大抵の場合大丈夫です。

ただ、結論を最後に持ってきたい場合もあります。企画書やプレゼンでは結論を最後にした方が演出の上でも効果的です。

その場合は次の方法を使えばいいでしょう。

もう一つの方法は、これから何について書くのか最初に説明することです。

この文書を読むと「何がわかるのか?」、あるいは「何ができるのか?」を最初に書くのです。

たとえば、「この企画書では、売上を30%アップさせるセールについて説明します」という具合です。

人の話を読んだり聞いたりする場合、苦痛なのは何について話しているのかわからないことです。

その点、「これから?について報告します」と書いておけばその結論が出るまでは我慢して(?)読んでもらえます。

これは私自身がメールやブログに書いてきたデータからも裏付けられています。

たとえば今日の記事・・・

店長ともなると文書を書く機会が多いです。あなたは文書を書くのは得意ですか?

今日は、ビジネス文書を書くちょっとしたコツを紹介します。

冒頭にこのように書くと最後まで読んでもらえる率が高いことがわかっています。

一方、コラムニストのように「今日道を歩いていたら云々」なんて書き始めると、まー、すがすがしいくらい読まれません。

「この文書を読むと「何がわかるのか?」、あるいは「何ができるのか?」を最初に書く」

文書を最後まで読んでもらえる、カンタンだけど効果の高い方法です。是非、今日からお試しください。

最後までお読みいただきましてありがとうございました。

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